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The travel contract below mentioned, is regulated by the
“Traveling International Convention” signed in Brussels on April 23,
1990, which stated that all the cancellations, changes and substitutions
by reasons applicable to the traveler or the Agency, are subject to
penalty. The cancellations, changes and substitutions of reservations
made by unforeseen circumstances and by force majeure, as the caused by
phenomenon natural or social, will be regulated by the stated in this
contract.
General reservations.
The reservations accepted by Peru Gateway Travel / Orquídea Tour, will
be subject to
availability of transportation, lodging and operators, which will be
informed to the traveler through a final confirmation .
The itineraries are worked very carefully with the traveler assistance
but, for operations reasons, it could be necessary to change the order
of the activities, due to force major problems, such as natural
disasters; social problems, such as strikes, etc., which in most cases
the transport and operators of the city to be visited are totally
stopped, in this unforeseen cases, the Quality and Control Department
will make these changes, together with the travelers and their operators.
Traveler documentation
Peru Gateway travel / Orquídea tour recommend to the travelers, to
present their personal documents to show the operator and hotels with
the correct names, effective numbers in the passports, etc. in order to
avoid problems and charges of the 19% additional Peruvian tax at the
moment of the check in or out at the Hotels.
Passports & Visas
You are responsible for all visas, permits, necessary health
requirements, and any other documents as required by laws, regulations
and orders of the countries visited. All passengers travelling in South
and Central America require a Passport, valid for 6 months beyond the
conclusion of their trip, and with appropriate visas according policy of
each country.
Important: It is the responsibility of each passenger to have a valid
Passport and necessary visas, as well as to comply with entry, health or
other requirements of the countries visited. The Operators and/or their
employees and agents are not responsible for passport, visa requirements,
entry, health or other requirements of the countries visited or for any
loss sustained by you for failing to comply with laws, regulations,
orders and/or requirements of countries visited.
Modification of reservations
Any change made by the traveler must be done within 30 labor days
(individual passengers), 60 labor days (groups) prior to the travel, if
not, Perú Gateway Travel / Orquídea Tour will reserve the right to
accept or decline the modifications suggested according to availability
of the tourists companies : lodgings, tour operators and transport. The
changes in reservations is made 15 labor days prior the date of the
travel, will not be accepted.
Validity of contingencies.
There could be changes which caused several modifications, such as taxes
for airport and general tourist services. If the modifications caused an
increase of more than 10% in the agreed price, the traveler can cancel
the contract without penalty if he inform by written to Perú Gateway
Travel / Orquídea Tour during the 48 hours of received the modification.
In other way, will be considered that the travel agree with the
modification(s).
Air tickets booking
Prices are subject to availability and tariff change until the date of
issue, traveler will be informed about that change. Besides that, the
schedule and flight numbers are also subject to change by the airline
until the departure date. The air reservation is emitted immediately so
it is not refundable.
The personal information that the traveler send like names, surnames and
passport numbers for the flights reservation have to be the same as your
passport document. It will be the responsibility of the traveler in case
there are some mistakes or omission.
Substitution of the traveler – Lodgings and organized tours.
The traveler who cannot made the itinerary due to personal reasons, such
as sickness, can be replaced by other person with a previous
notification of 15 labor days prior to the date of travel, this
regulation will be only possible for lodgings and tours, but not for
“Inca trail ”, air and bus tickets, which only can be used by the
original traveler, on the contrary, the new traveler must pay the
expenses of any penalty occurred by the change in the name or should
have to pay all the service again.
High Season Period
During the high season from April to July Perú Gateway Travel / Orquídea
tour, will reserve the right to change the cancellation policies, in
function with the special restrictions and penalties of the Hotels and
suppliers.
Inca Trail booking
The policy of cancellation of “Inca Trail” is the strictest of the
traveler contract; it depends on and is only subject to the INC
“National Institute of Culture” and the operators, who have the
authority and control of this. Perú Gateway Travel / Orquídea tour is
subordinated to the availability of the Inca Trail operator and INC.
After the date acceptance and the payment received the service can not
suffer any modification, such as: change of date, change of passports,
substitution of passengers; cancellations due to personal reasons, etc.
Perú Gateway Travel will not make any reimbursement for the above
mentioned reasons. Any modification or cancellation must be informed to
the Quality and Control Department.
Cancellations: Organized tours and lodgings.
The request of cancellation must to be required by written to the
Quality and Control department including all the relevant information.
Take note that the package is subject for the Hotels cancellation
polices so for this reason the deadline above will be depend of the
final response from our Hotels in general. In case exist air tickets
included in the package will be not refunded that portion.
In case a traveler of the package decided to cancel the trip for any
reason with a very few days prior the arrival and not exist the traveler
substitute Peru Gateway Travel /Orquidea tour will charge the total
price of the package in order to cover all the expenses of the
arrangements .
*Cancellation Recess Package (individual passengers),
Within the 30 labor days (Monday to Friday) prior the arrival- the
deposit of the travel must be totally reimbursed, less $ 15.00 for
administrative charges
Within the 29 and 16 labor days (Monday to Friday) prior the arrival -
we will reserve the right to keep the half of the deposit, less $ 15.00
for administrative charges.
There will not be any reimbursement within the 15 labor days prior to
the arrival.
Cancellations Recess Package (GROUPS)
Within the 60 labor days prior to arrival (Monday to Friday) prior the
arrival- the deposit of the travel must be totally reimbursed, less $
15.00 for administrative charges
Within the 59th labor days to the 45 days (Monday to Friday) prior the
arrival- we will reserve the right to retain half of the deposit less $
15.00 for administrative charges.
We will be unable to make any refund from 44 working days, or less, days
prior to arrival.
The tourist transportation, such as train or bus will be subject to the
policy of their suppliers. Also, there will not be any kind of
reimbursement if the travel is cancelled due to the lack or
irregularities in the personal documents of the traveler, which could
be: identity cards, passports, vaccinations, etc.
Cancellations Recess of Hotels reservations
The cancellation of the hotels reservations can only be made via "Peru
Gateway Travel S.R.L
The request of cancellation must to be required by written to the
Quality and Control department including all the relevant information.
The following scale of charge will be applied depending on the season
when the notification of cancellation is received.
Within the 15 labor days or more (Monday to Friday) prior to the
check-in date: US$ 15 administration charge may be made.
Within the 14 days to 9 labor days (Monday to Friday) prior to the
check-in date: 50% of the total reservation amount will be charged.
Within 8 days or less (Monday to Friday) prior to the check-in date
cannot be refunded.
In case of NO-SHOW, the passenger need to pay the
19% of IGV of the first night according peruvian regulations.
IMPORTANT NOTE: Some deluxe hotels have a different recess cancellation
so the traveler has to send the formal cancellation and wait for the
appropriate response.
Cancellation of the deposit
********************************
If the traveler request to cancel the deposit prior that Peru Gateway
travel starts with all the reservations of your package it will be
discount the $15 of the administrative expenses.
The Reimbursement
******************************
The request of the reimbursement has to be required by e-mail to the
Quality and Control department with all the relevant reason, this
process takes 15 and 20 labor days .It depends of the case. The
reimbursement is making at your credit card then in few days the
traveler need to review with your bank.
Responsibility.
Perú Gateway Travel / Orquídea tour organize by order and account of our
travelers, with their names, the transportation, lodging and other
tourist services required, so we are not responsible in case of
accidents, losses of personal effects, delays or interferences with the
tour, due to force majeure like bad weather condition or some problems
in the operation respect of the transportation companies like airplane,
train and bus. We have no the direct responsibility.
Perú Gateway Travel / Orquídea tour, are not responsible for any kind of
sickness, maternity, physical or mental impediments, which may put into
risk the health or integrity of our traveler or third parties during the
tour. We will not assume any claim or reimbursement due to the above
mentioned reasons.
We request to inform us previous to the agreement of our services, about
any limitation of this nature, in order to recommend special services
which contemplate the existing impediments.
Social Events: Perú Gateway Travel / Orquídea tour, are not responsible
for strikes or some politics situation which can be interrupt part of
your trip, in this case Peru Gateway travel does the best to try to help
the traveler and find another way you continue your trip but it depend
of the availabilities and the real situation we have to consider the
security in the zone.
Quality of the services: Peru Gateway Travel /Orquidea tours guarantee
all the services since 11 years working in tourism and have a very good
commercial relation with our supplier and Hotels companies.
If the Traveler have an emergency please contact to the numbers below
our representative assistant the 24 hours –Labor and Holiday days.
Emergencies numbers:
Lima: +51 1 998181709 Cusco: +51 1 998182455
Quality and Control department Office
From Monday to Friday –from 09:00am to 18:00hrs
Saturdays –from 09:00am to 14:00hrs
E-mail address:reservas@perugatewaytravel.com
cancellation@perugatewaytravel.com
Peru Gateway Travel thanks to the traveler for the attention and
understanding of the above mentioned terms and conditions is highly
appreciated.
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ESTIMADO VIAJERO
El contrato del viaje aquí descrito, está regulado por la Convención
Internacional sobre Viajes firmada en Bruselas el 23 de Abril de 1990,
según la cual, las cancelaciones, cambios y sustitución de las
reservaciones por causa imputable al pasajero o a la Agencia, se
encuentran sujetas a penalidad. Las cancelaciones, cambios y sustitución
de reservaciones por hecho fortuito o fuerza mayor, como son los
derivados de fenómenos naturales o sociales, se regirán por las
disposiciones contenidas en el presente contrato.
Reservaciones Generales
La aceptación de reservaciones por Perú Gateway Travel /Orquídea Tour
estarán sujetas a la disponibilidad de medios de transporte,
alojamientos y operadores, las que serán confirmadas al viajero mediante
una confirmación final.
Los itinerarios se trabajaran con la ayuda del viajero y con un gran
cuidado aunque, por razones operacionales, puede ser necesario cambiar
el orden de las actividades del itinerario ya sea por problemas de
fuerza mayor tales como: desastres naturales, problemas sociales:
huelgas, etc.; los cuales en muchos casos los medios de transporte como
los operadores de la zona a visitar se ven totalmente paralizados y
afectados en estos casos inesperados el departamento de Control y
Calidad estará ejecutando dichos cambios conjuntamente con la ayuda de
los Operadores , Hoteles y del viajero.
Documentación del Viajero
Perú Gateway Travel /Orquídea Tour recomienda a los viajeros presentar
su documentación personal debidamente actualizada: nombres correctos,
pasaportes en regla, etc. para evitar problemas al arribar al lugar de
destino y cargos adicionales del 19% del impuesto Peruano en los
establecimientos como: Hoteles y restaurantes.
Pasaportes y Visas
Usted es responsable de todos las visas, permisos, exigencias de salud
necesarias, y cualquier otro documento requerido según leyes,
regulaciones y órdenes del/los países visitados. Todos los pasajeros que
viajan a Sudamerica y Centroamérica requieren un Pasaporte, válido
durante 6 meses Hasta después del término de su viaje, y con visados
apropiados según política de cada país.
Importante: Esto es responsabilidad de cada pasajero de tener un
Pasaporte válido y visas necesarias, así como cumplir con exigencias de
salud u otras exigencias de los países visitados. Los Operadores y/o sus
empleados y agentes no son responsables por su pasaporte, exigencias de
visado, entrada, salud u otras exigencias del/los países visitados o
cualquier pérdida de viaje porque usted falló en cumplir las leyes,
regulaciones, ordenes y/o exigencias de los países visitados.
Modificaciones de las Reservaciones
Cualquier modificación solicitada por el viajero deberá ser hecha como
mínimo dentro de los 30 días laborales (viajeros individuales) 60 días
(grupos) antes del inicio del viaje, de lo contrario Perú Gateway Travel
/Orquídea Tour se reserva el derecho de aceptar o declinar la
modificación solicitada según la disponibilidad de las empresas
turísticas prestadas: alojamientos, Operadores de Turismo y medios de
transportes turísticos.
No se aceptaran cambios en las reservaciones a partir de 15 días
laborales antes la fecha de viaje.
Perú Gateway Travel /Orquídea tour podrá sustituir parte del itinerario
u hoteles por otros de la misma categoría debido a causas razonables,
Sin embargo si Perú Gateway travel /Orquídea Tour no puede brindar al
viajero una parte esencial de los servicios o brindar soluciones
alternas sin costo adicional para el viajero o también si los servicios
son de calidad inferior a los originalmente ofrecidos el viajero serán
adecuadamente compensado.
Validez de Contingencias
Pueden ocurrir cambios que provoquen modificaciones por ejemplo, los
impuestos de aeropuertos o de servicios turísticos en general .Si las
modificaciones ocasionan que el costo para el viajero se incremente en
más del 10 % de la cantidad pactada el viajero podrá cancelar el
contrato sin penalidad siempre y cuando de aviso por escrito a Perú
Gateway Travel /Orquídea Tour dentro de un plazo de 48 horas de haber
recibido aviso de la modificación .De otra manera se considerará que el
viajero esta de acuerdo con la(s) modificación (es).
Pasajes Aéreos
Los precios de los pasajes aéreos están sujetos a disponibilidad y a
cambio de tarifa hasta la fecha de emisión, se le estará avisando al
viajero de dicho cambio Los cronogramas y números de vuelo están sujetos
también a cambio hasta la fecha de viaje por parte de la aerolínea
Local. Los Boletos aéreos Nacionales e Internacional son emitidos
inmediatamente lo cual no permite reembolso de dichos boletos.
El viajero tendrá la responsabilidad de enviar toda la Información
efectiva y correcta como numero de pasaporte, nombres y apellidos para
la emisión de Boletos.
Sustitución del Viajero –Alojamientos y Tours Organizados
El viajero que no pueda realizar el itinerario por razones personales o
enfermedad podrá ser sustituida por otra siempre en cuando sea
notificada por lo menos 15 días laborales antes del inicio del viaje ,
le informamos que esta regulación será solo posible aplicar en cuanto
ser refiere a alojamientos y Tours mas no se aplicara en el servicio de
camino inca, boletos aéreos, tren y de bus las cuales únicamente podrá
ser utilizada por el viajero inicial, de lo contrario el nuevo viajero
deberá correr con los gastos en algunos casos de penalidad por cambio de
nombre o del pago integro del servicio nuevamente.
Temporada alta : Perú Gateway travel /Orquídea tour durante la temporada
entre Mayo –Julio se regirá a las especiales políticas de cancelaciones
y reservaciones de los Hoteles y Operadores.
Reservaciones de Camino Inca
La política de cancelación que esta sujeto el servicio de camino inca es
la mas rigurosa de todo el contrato del viajero dicho reglamento depende
y están sujeta únicamente por la identidad Nacional del “ INC “Instituto
Nacional de Cultura y de los Operadores directos quienes tienen la
autoridad y control de las mismas. Perú Gateway travel /Orquídea tour se
subordina a la disponibilidad que el operador de camino inca y de la INC
ofrezca.
Se informa al viajero que, después de haber aceptado la fecha pactada y
el pago por el servicio de Camino Inca, no podrá realizar ningún tipo de
modificación, como por ejemplo: modificación de fecha, cambios de
pasaportes, sustitución de pasajeros, cancelaciones por algún
impedimento personal, etc. Perú Gateway Travel no podrá realizar ningún
tipo de reembolso por los conceptos arriba señalados.
Cualquier modificación o cancelación, deberá ser puesta en conocimiento
del Departamento de Control y calidad.
Plazos de Cancelaciones de Paquetes (Pasajeros Individuales)
Todo aviso de anulación se deberá enviar por escrito incluyendo toda la
información pertinente y serán atendidas dentro de las 24 horas por el
departamento de Control & Calidad.
Días Laborables –lunes a viernes
Dentro de los 30 días laborables -el depósito del viaje será
reembolsable íntegramente menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de los 29 y 16 días laborales -se reservara el derecho de retener
la mitad del depósito menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de los 15 días laborales antes de la fecha de viaje.
Plazo de Cancelaciones de Paquetes (para Grupos)
Dentro de los 60 días laborables- el depósito del viaje será
reembolsable íntegramente menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de los 59 a 31 días laborables -se reservara el derecho de
retener la mitad del deposito menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de 30 días laborables a menos –No permite reembolso.
El reembolso de los “boletos aéreos” o de medios de transporte
turísticos tales como: tren o Bus estarán sujetos a la política de
reembolso del respectivo abastecedor de los servicios .se informa
también que no habrá reembolso de ninguna clase si el viaje se ve
impedido debido a la carencia o irregularidad en los documentos
personales del viajero las cuales pueden ser: tarjetas de identidad,
pasaporte, vacunas, etc.
Plazo de Cancelaciones de Reserva de Hoteles
Dentro de 15 Días laborables a más antes de la fecha de ingreso- el
depósito del viaje será reembolsable íntegramente menos los $15 de
gastos administrativos.
Dentro de 14 a 9 días Laborables – permite únicamente rembolsar el 50%
de lo depositado menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de 8 días a menos –No permite reembolso.
En caso de No-Show
(No presentarse en el hotel) usted tendra que pagar la primera noche mas
el 19% de IGV (Impuesto General a las ventas) segun las leyes peruanas
Nota Importante: Algunos Hoteles en particular cuentan con políticas
diferentes a lo mencionado líneas arriba por lo que se le pide a usted
pasajero enviar su solicitud de anulación al departamento de Control &
Calidad.
Responsabilidad
Perú Gateway Travel /Orquídea tour organiza por cuenta y orden de
nuestros viajeros planificando con su nombre los medios de transporte,
alojamiento u otros servicios turísticos requeridos, por lo que no se
responsabiliza en caso de accidentes, perdidas de objetos personales,
demoras o interferencias con el tour por razones de fuerza mayor (tema
climatológico , etc.) u acontecimientos que no involucran nuestra
responsabilidad directamente especialmente con respecto a programas y
horarios prestados por los intermediarios turísticos como por ejemplo
compañías áreas y terrestres.
Perú Gateway Travel /Orquídea Tour no se hace responsable por
enfermedades, estado de gravidez o impedimentos físicos o mentales , que
puedan poner en peligro la salud o la integridad del viajero o terceros
durante el desenvolvimiento del tour, no se reconocerá reclamo o
devolución alguna por los conceptos arriba mencionados .
Solicitamos se nos informe previo a la contratación de nuestros
servicios la existencia de alguna limitación de esta naturaleza, de modo
de de recomendar servicios específicos que contemplen los impedimentos
existentes.
Calidad y Control de los Servicios: Perú Gateway Travel /Orquídea Tour
garantiza a sus viajeros los servicios ofrecidos desde hace ya 11 años
prestando los servicios y en el rubro del Turismo Nacional e
Internacional En caso que el viajero tenga cualquier tipo de
inconveniente con nuestros servicios debe ponerse al contacto con
nuestros representantes dentro de las 24 horas después de ocurrido el
hecho.
Lima: +51 1 98181709 Cusco: +51 1 998182455
Oficina de Control & Calidad
De Lunes a Viernes: 09:00am -6:00pm --------Sábados: 09:00am -2:00pm
Correo Electrónico: reservas@perugatewaytravel.com
cancellation@perugatewaytravel.com
Eventos Sociales: Perú Gateway travel /Orquídea Tour no asume la
responsabilidad en caso se presente un acontecimiento como paros,
huelgas o manifestaciones en la localidad en la cual esta visitando, en
este caso haremos todo lo mejor posible para poder ayudarlo y ver la
manera de buscar alternativas para que usted pueda estar seguro y que
pueda continuar con su itinerario.
Peru Gateway Travel agradece a sus queridos Viajeros la atención y
comprensión de los términos estipulados en el contrato. |
